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MACでのEvernote利用が10倍便利になるハック(2)

公開日: : 最終更新日:2014/07/02 Evernote, クラウドサービス, デジタルツール 10,190 views

officeevernote
前回に引き続き、Macのフォルダアクション機能を使ったEvernote活用ワザをお伝えします。
今回は、「Office書類をぽいっと入れたら、PDFに書き出してEvernoteに貼り付けてくれる」機能を持ったフォルダを作ります。

なぜ書類をEvernoteに貼るのか?

なぜ書類をわざわざEvernoteに貼り付けるんでしょうか?

  • プレミアムアカウント利用が前提ですが、Evernote内の書類はテキスト検索の対象になります。一度貼り付ければパソコンでもスマホでもどこからでも文書検索できるようになる。だから貼り付けておきます。
  • Evernoteに貼り付けた書類はページ展開して表示されます。探し出した書類の内容を確認するときにとても便利です。この便利さはSpotlightも追随できないレベルです
  • Evernoteに貼り付けられた書類がPDFであれば連動アプリSkitchを使って注釈を入れることができます。誰かとコラボで書類作成するときにめっちゃくちゃ便利なんです!Skitchの活用については機会を改めて紹介しますね

なぜPDF化するのか?

Evernoteのノートには様々な書類を直接貼り付けることができますが、Office書類を直接貼り付けると文字ボックスやフォントのデザインが崩れてしまいます。これがかなり残念。

PDF化していれば、パワーポイントのデザインが保持されますが・・・

Powerpoint書類をPDF化しておけば、Evernoteに貼り付けてもデザインは保持されますが・・・

パワポファイルそのままだと、大きくデザインが崩れてしまいます。

そのまま貼り付けるとデザインが崩れてしまいます。これではなにが書いてあるのか確認できません。

WordやExcelの書類でも同様の問題が生じます。Evernoteに書類を貼り付けるなら、PDFにしておいたほうが断然、使い勝手がいいんです!
そんな理由から、Office書類をぽいっと入れたらPDF化してEvernoteに貼り付けてくれるフォルダがあれば、とっても便利だろ?!ということでいろいろ試行錯誤してこんな記事まで作っているのですが、万人に便利な機能か? というと正直、微妙(笑)。
ここから先は「そういうの、大好き!」という方限定の記事ということでご覧下さい。

Office書類をPDFに自動変換させる

今回活躍するのはAutomator(オートメーター)というMac OS Xの便利機能。フォルダアクションを独自に設計・設定できるツールです。とても簡単な操作で設定できてしまえるのがポイント。作成するのは次のような処理をするフォルダです。

  • フォルダに入れられたOffice書類をPDFに自動変換する
  • 自動変換されたPDFをEvernote Dropboxフォルダに移動させる

automator_image
あれ?ってくらい、シンプルでしょう?(笑) Evernote Dropboxフォルダに移されたファイルは(前回作った通り、処理されて)自動的にEvernoteに貼り付けられます。

なお、記事を書いている時点でのわたしの利用環境はMac OS X (10.9.3)+ Microsoft Office for Mac 2011(Ver 14.4.3)です。

Powerpoint用フォルダアクション

手始めにPowerpoint書類用のフォルダアクションから作成してみましょう。

  1. automatorを起動
  2. Spotlightで「automator」を検索すると、アプリケーション名が出てきます

    Spotlightで「automator」を検索すると、アプリケーション名が出てきますので、クリック!

  3. [ファイル]→[新規]を選択
  4. new

  5. 「書類の種類を選択してください」→「フォルダアクション」を選択
  6. 「フォルダアクション」を選択したら、右下の「選択」ボタンを押します

    「フォルダアクション」を選択したら、右下の「選択」ボタンを押します

  7. [アクション]の一覧が表示されているのを確認
  8. action_list

  9. 一覧から「PowerPointプレゼンテーションの形式を変換」を選んで右の窓にドラッグ&ドロップ
  10. スクリーンショット 2014-06-27 18.40.16

  11. [フォーマット:]のセレクトメニューを[PDF]にセット
  12. PDF設定

  13. 一覧から「Finder項目を移動」を選んで右の窓にドラッグ&ドロップ
  14. Finder項目移動

  15. [保存先:]のセレクトメニューから、前回作ったEvernoteDropboxのフォルダを選択
  16. わたしはEvernoteDropboxのフォルダを「@Evernote」という名前にしているのでこうなります

    わたしはEvernoteDropboxのフォルダを「@Evernote」という名前にしているのでこうなります

  17. [名称未設定]部分をクリックしてワークフローに名を付ける(fdaction_ppt_to_pdfとしました)
  18. ワークフローに名前をつけます。「fdaction_ppt_to_PDF.workflow」としました

    ワークフローに名前をつけます。「fdaction_ppt_to_PDF.workflow」としました

  19. [ファイル]→[保存]を選択

これでフォルダアクション用の動作設定ができました。
※ 任意のフォルダを右クリックして[サービス]→[フォルダアクション設定…]で、「関連づけるスクリプトの選択」の一覧にいま作成したワークフローが出て来るようになります。

Excel用フォルダアクション

ExcelのPDF化はPowerPointファイルの場合とほぼ一緒の手順です。

  1. automatorを起動
  2. [ファイル]→[新規]を選択
  3. 「書類の種類を選択してください」→「フォルダアクション」を選択
  4. [アクション]の一覧が表示されているのを確認
  5. 一覧から「Excelファイルの形式を変換」を選んで右の窓にドラッグ&ドロップ
  6. [フォーマット:]のセレクトメニューを[PDF]にセット
  7. 一覧から「Finder項目を移動」を選んで右の窓にドラッグ&ドロップ
  8. [保存先:]のセレクトメニューから、前回作ったEvernoteDropboxのフォルダを選択
  9. [名称未設定]部分をクリックしてワークフローに名を付ける(fdaction_xls_to_pdfとしました)
  10. [ファイル]→[保存]を選択
  11. XLS

Word用フォルダアクション

Word書類のPDF化は、PDF変換に適切なアクションがリスト一覧になくて困ってしまいます(PowerPointやWordには「・・・の形式を変換」というのがあるのですが、Wordはそれに相当するアクションがない)。
実際、Appleのサポートコミュニティでも「how do I use automator to batch convert doc to pdf?」なんてスレが立ってたりして、困っている人が多くいた様子。そのサポートコミュニティで紹介されていた方法を活用して、フォルダアクションを作成する方法を紹介します。

  1. automatorを起動
  2. [ファイル]→[新規]を選択
  3. 1つ目のアクションに「AppleScriptを実行」を入れる

  4. 「AppleScriptを実行」のアクションをドラッグ&ドロップすると自動的に数行のスクリプト(プログラム文)が挿入された状態で開きます

    「AppleScriptを実行」のアクションをドラッグ&ドロップすると自動的に数行のスクリプト(プログラム文)が挿入された状態で開きます

  5. スクリプト(プログラム文)部分を以下のものに差し替えます(全文コピー&全文ペースト)
property theList : {"doc", "docx"}
 
on run {input, parameters}
          set output to {}
          tell application "Microsoft Word" to set theOldDefaultPath to get default file path file path type documents path
          repeat with x in input
                    try
                              set theDoc to contents of x
                              tell application "Finder"
                                        set theFilePath to container of theDoc as text
 
                                        set ext to name extension of theDoc
                                        if ext is in theList then
                                                  set theName to name of theDoc
                                                  copy length of theName to l
                                                  copy length of ext to exl
 
                                                  set n to l - exl - 1
                                                  copy characters 1 through n of theName as string to theFilename
 
                                                  set theFilename to theFilename & ".pdf"
 
                                                  tell application "Microsoft Word"
  set default file path file path type documents path path theFilePath
                                                            open theDoc
                                                            set theActiveDoc to the active document
  save as theActiveDoc file format format PDF file name theFilename
                                                            copy (POSIX path of (theFilePath & theFilename as string)) to end of output
  close theActiveDoc
                                                  end tell
                                        end if
                              end tell
                    end try
          end repeat
          tell application "Microsoft Word" to set default file path file path type documents path path theOldDefaultPath
 
 
          return output
end run
  1. 一覧から「Finder項目を移動」を選んで右の窓にドラッグ&ドロップ
  2. finder項目移動

  3. [保存先:]のセレクトメニューから、前回作ったEvernoteDropboxのフォルダを選択
  4. [名称未設定]部分をクリックしてワークフローに名を付ける(fdaction_doc_to_pdf.workflowとしました)
  5. [ファイル]→[保存]を選択

フォルダにフォルダアクションを割り当てる

できたフォルダアクションを任意のフォルダに割り当てます。
わたしは「@Office>PDF」という名前のフォルダを作り、そこに3つのフォルダアクションを割り当てました。
フォルダアクション割当

screenshot

ここで作ったフォルダもファインダーのお気に入りに登録しておくと便利です。
メールに添付されたPowerPoint書類などは、とりあえずこのフォルダにぽちっとダウンロードしておけば、Evernoteでキレイな状態で確認できます。
後でチェックしようと思いながら、ついつい確認し忘れてしまうのを防げます。Evernoteに収納してしまえば、後からスマホのEvernoteでも確認できる。超便利です。

スマホからもこんな風に確認できます

スマホからもこんな風に確認できます

オマケ

3つのフォルダアクションをひとつのフォルダに割り当てていいのか?
という点については、やや疑問が残るところです。
3つとも割り当てた状態でも作動することはするのですが、すごくノロノロしていたり「フリーズしてないか?」って不安がらせるくらいのんびり動くような気がします(笑)。
PowerPointー>PDF専用フォルダ、Excelー>PDF専用フォルダ、Wordー>PDF専用フォルダと分けたほうがいいかもしれません。

また、Evernote Dropboxと違って、ここで作ったフォルダに入れたファイルはそのまま残ります。後でゴミ箱に捨てるという面倒があるのでご注意ください。
自動的にゴミ箱にファイルを捨てるようなフォルダアクションを作る方法もあるんじゃないかと思いますが、うまくいく方法を見つけられませんでした。もしご存知の方がいらしたら教えてください。

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Comment

  1. もり より:

    最新OSで上記手順を踏んでみたのですが、フォルダオプションに作成したはずのコマンドが表示されず、選択できません。何かアドバイス頂ければ幸いです。

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